SISTEM INFORMASI

    A.      Level majemen dan arus informasi

Sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Namun sebelum membicarakan sistem informasi seperti itu, berbagai level manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dahulu.

Dalam organisasi tradisional umumnya terdapat empat kelompok, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen.

Menejemen tingkat atas, yaitu level yang paling tinggi dalam menangani keputusan-keputusan strategis yaitu keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Biasanya level ini digunakan dalam organisasi yang besar, direktur utama, direktur pemasaran, direktur keuangan dan akuntansi, dan direktur produksi.

Berbeda dengan manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah lebih menangani keputusan-keputusan taktis berupa keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Biasanya level ini digunakan dalam manajemen pabrik, manajemen operasi, dan menejemen akuntansi.

Selain itu, adapun level tingkat bawah tang lebih menangani kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Level ini lebih terfokus pada pengawasan para pegawai non-manajemen, memantau kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakuikan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu diperlukan. Biasanya level ini digunakan dalam kepala proyek dan kepala bagian.

   B.      Jenis-jenis sistem informasi

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian.

1.       Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.

2.       Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)

OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.
KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

4. Decision Support Systems (DSS)

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)

AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuanseorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.

1.       Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW)

ila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

7. Executive Support Systems (ESS)

ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

   C.      Sistem antarorganisasi (IOS)

Sistem antarorganisasi adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai suatu sistem tunggal mereka bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis. Manfaat dalam sistem antarorganisasi Suatu elemen kunci dalam IOS adalah jaringan komunikasi data yang mengatur alur data dan informasi antara perusahaan dan para mitra bisnisnya.   Tiga teknologi dapat menyediakan kaitan tersebut – sambungan langsung (direct connectivity), jaringan bernilai tambah (value added network), dan internet.  Jaringan bernilai tambah (VAN) adalah fasilitas komunikasi yang disediakan oleh pemasok yang tidak hanya menyediakan sirkuit tetapi juga melaksanakan pelayanan penting.  Sementara VAN merupakan teknologi pilihan beberapa tahun lalu, banyak perhatian saat ini difokuskan pada internet.  Menjelang akhir abad dua puluh, penggunakan internet sebagai saluran utama komunikasi perdagangan melalui jaringan elektronik akan terus meningkat.

Perusahaan-perusahaan atau organisasi yang ikut serta dalam perdagangan melalui jaringan elektronik untuk mencapai perbaikan di seluruh orgnaisasi. Perbaikan tersebut diharapkan menghasilkan tiga (3) manfaat utama :

1.       Pelayanan pelanggan meningkat;

2.       Hubungan dengan pemasok & masyarakat keuangan meningkat;

3.       Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.

Manfaat-manfaat tersebut berkontribusi pada stabilitas keuangan perusahaan dan memungkinkannya untuk bersaing dengan lebih baik dalam dunia bisnis yang semakin terikat untuk menggunakan teknologi komputer.

IOS (Interorganizational system), kadang-kadang disebut sistem informasi antar organisasi, adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai suatu sistem tunggal; yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.  Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.

Wal-Mart (sebuah retailer yang telah mendunia) dan Procter & Gamble (sebagai pemasok barang) menerapkan sistem antarorganisasi yang memungkinkan kedua perusahaan berbagi informasi. P&G dapat memantau stok barang yang terdapat dalam Wal-Mart setiap saat dan Wal-Mart tidak perlu memesan ke P&G secara eksplisit. Dengan cara seperti ini kedua belah pihak akan menghemat biaya.

Contoh lain yang menerapkan sistem antarorganisasi adalah IBM, Apple, dan Motorola. Ketiga perusahaan ini membentuk aliansi pada awal 1990-an yang ditunjuk untuk mematahkan dominasi Intel terhadap pasar prosessor. Dalam hal ini, IOS digunakan sebagai sarana untuk memberi komunikasi informasi diantara ketiga perusahaan tersebut. Sebagaimana diketahui, aliansi ini menghasilkan cip yang diberi nama PowerPC.

   D.      Layanan sistem informasi

Organisasi yang memilki sistem operasi umumnya mempunyai wadah atau bagian dengan nama EDP (Electronic Data Processing) atau PDE (Pengolahan Data Elektronis), MIS (Manajemen Information System), Teknologi Informasi, ataupun nama yang semacam itu.

Layanan sistem operasi dirancang untuk membuat pemrograman menjadi lebih mudah seperti :

1.      Pembuatan Program

Sistem operasi menyediakan berbagai fasilitas yang membantu programer dalam membuat program seperti editor. Walaupun bukan bagian dari sistem operasi, tapi layanan ini diakses melalui sistem operasi.

2.      Eksekusi Program

Sistem harus bisa me-load program ke memori, dan menjalankan program tersebut. Program harus bisa menghentikan pengeksekusiannya baik secara normal maupun tidak (ada error)

3.      Operasi I/O

Program yang sedang dijalankan kadang kala membutuhkan I/O. Untuk efisiensi dan keamanan, pengguna biasanya tidak bisa mengatur peranti I/O secara langsung, untuk itulah sistem operasi harus menyediakan mekanisme dalam melakukan operasi I/O.

4.      Manipulasi Sistem Berkas

Program harus membaca dan menulis berkas, dan kadang kala juga harus membuat dan menghapus berkas.

5.      Komunikasi

Kadang kala sebuah proses memerlukan informasi dari proses yang lain. Ada dua cara umum dimana komunikasi dapat dilakukan. Komunikasi dapat terjadi antara proses dalam satu komputer, atau antara proses yang berada dalam komputer yang berbeda, tetapi dihubungkan oleh jaringan komputer. Komunikasi dapat dilakukan dengan pembagian memori(penggunaan bersama, share-memory)atau message-passsing, dimana sejumlah informasi dipindahkan antara proses oleh sistem operasi.

6.      Deteksi Error

Sistem operasi harus selalu waspada terhadap kemungkinan error. Error dapat terjadi di CPU dan memori perangkat keras, I/O, dan di dalam program yang dijalankan pengguna. Untuk setiap jenis error sistem operasi harus bisa mengambil langkah yang tepat untuk mempertahankan jalannya proses komputasi.

Disamping pelayanan diatas, sistem operasi juga menyediakan layanan lain. Layanan ini bukan untuk membantu pengguna tapi lebih pada mempertahankan efisiensi sistem itu sendiri. Layanan tambahan itu yaitu :

1.       Alokasi Sumber Daya

Ketika beberapa pengguna menggunakan sistem atau beberapa program dijalankan secara bersamaan, sumber daya harus dialokasikan bagi masing-masing pengguna dan program tersebut.

2.       Accounting

Kita menginginkan agar jumlah pengguna yang menggunakan sumber daya, dan jenis sumber daya yang digunakan selalu terjaga. Untuk itu maka diperlukan suatu perhitungan dan statistik. Perhitungan ini diperlukan bagi seseorang yang ingin merubah konfigurasi sistem untuk meningkatkan pelayanan.

3.       Proteksi

Layanan proteksi memastikan bahwa segala akses ke sumber daya terkontrol. Dan tentu saja keamanan terhadap gangguan dari luar sistem tersebut. Keamanan bisa saja dilakukan dengan terlebih dahulu mengidentifikasi pengguna. Ini bisa dilakukan dengan meminta passsword bila ingin menggunakan sumber daya.

E.       Cara untuk mengembangkan suatu pengembangan sistem informasi

Ada banyak cara dalam mengembngkan sistem informasi, seperti insourcing, prototyping, pemakai paket perangkat lunak.

1.       Insourcing

Pada masa sekarang banyak perusahaan yang yang mengadakan sistem informasi dengan cara melakukan pengembangan sendiri atau yang dikenal dengan istilah insourcing. Pengembangan ini meliputi enam langkah penting yang mencakup perencanaan, penentuan lingkup, analisis, desain, implementasi, dan pemeliharaan.

2.       Prototyping

Merupakan suatu pendekatan yang membuat suatu model yang memperlihatkan fitur-fitur suatu produk, layanan, atau sistem usulan. Modelnya dikenal dengan sebutan prototipe. Langkah membuat prototyping adalah mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan dasar pemakai, mengembangkan sebuah prototipe, menggunakan prototipe, memperbaiki dan meningkatkan prototipe.

3.       Pemakai paket perangkat lunak

Pada prakteknya, sebuah paket perangkat lunak seringkali belum sesuai dengan semua kebutuhan perusahaan. Namun, adakalanya kemampuan yang ditawarkan sebuah paket perangkat lunak jauh melebihi dari kebutuhan. Oleh karena itu, diperlukan pula tindakan untuk mengidentifikasi perbedaan antara kemampuan yang ditawarkan paket perangkat lunak dengan kebutuhan perusahaan. Pada keadaan seperti ini, tentu saja modul-modul yang sekiranya belum diperlukan dapat tidak dibeli.

4.       Selfsourcing

Alternatif lain dalam mengembangkan sistem yakni berupa selfsourcing yaitu suatu model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja pada suatu area fungsional dalam organisasi dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa sama sekali. Model ini juga dikenal dengan end-user computing atau end-user development.

5.       Outsourcing

Yaitu pendelegasian terhadap suatu pekerjaan dalam sebuah organisasi ke pihan jangka waktu tertentu, biaya tertentu, dan layanan tertentu. Bentuk outsourcing yang umum dilakukan pada perusahaan-perusahaan di Indonesia adalah dalam bidang layanan kebersihan ruangan. Dalam bidang teknologi informasi, beberapa bank di Indonesia telah menerapkan outsourcing. Dalam hal ini, pengembangan sistem dilakukan oleh perusahaan perangkat lunak. Pada prakteknya, outsourcing sistem informasi terkadang tidak hanya dalam hal pengmbangan sistem, melainkan juga pada pengoperasiannya.